All informasjon fra AU vedrørende valget skal postes av AU både i gruppen "no.usenet.admin" og i "no.usenet.informasjon". Followup-to skal være satt til "no.usenet.admin".
All diskusjon, innsigelser mot kandidater og stemmetellere, presentasjon av, og dialog med, kandidatene, og andre ting vedrørende valget bør foregå offentlig, i nyhetsgruppen "no.usenet.admin".
Nominasjon av kandidater og mistillitsforslag mot sittende AU skal både postes i "no.usenet.admin" og sendes som epost til AU, som beskrevet nærmere i henholdsvis §§ 3.2.2 og 5.1.
Flere bestemmelser i dette reglementet innebærer at epostadresser skal postes på Usenet. I samtlige slike tilfelle skal adressene omskrives på en måte som reduserer risikoen for at de fanges opp av automatiske adressesamlere.
Alle personer som betrakter seg selv som brukere av nyhetsgruppene i no-hierarkiet er stemmeberettigete ved valget.
Det at man tilfeldigvis disponerer flere ulike epost-adresser gir ikke rett til å avgi mer enn en stemme.
Av stemmen skal det klart framgå hvem som stemmer ved at det oppgis både fullt navn og den epost-adressen som man stemmer fra. Egennavnet til den som stemmer skal framgå for seg, og ikke bare kunne avledes fra epost-adressen.
Stemmer skal sendes fra kontoer som man disponerer personlig. Kontoer som _åpenbart_ er knyttet til en bestemt funksjon, rolle eller oppgave innenfor en bedrift eller organisasjon skal ikke brukes til å avgi stemme ved valget. Kontoer som ikke kan regnes som personlige er for eksempel: "root@" "abuse@" "lagerleder@". Vanligvis framgår det klart av kontoen om den er personlig eller om den er knyttet til en funksjon, rolle eller oppgave. Dersom dette er vanskelig å avgjøre dette, eller dersom den stemmeberettigete av spesielle årsaker kun disponerer en slik konto og følgelig er avskåret fra å benytte en personlig konto og ønsker å delta i valget, kan stemmeseddelen likevel godtas dersom den stemmeberettigete i en påtegning kort redegjør for at det for ham eller henne er nødvendig å benytte en ikke-personlig konto for å avgi stemme. Det samme er tilfelle dersom en slik påtegning ettersendes dersom stemmetellerene i første omgang finner å måtte forkaste stemmen.
Stemmer som ikke har en gyldig avsender eller som har en falsk avsender skal forkastes. Dersom det er tvil om gyldighet eller autensitet til avsender er det opp til stemmetellerene å undersøke forholdet før stemmen eventuelt forkastes.
Algoritme for å velge N personer til et utvalg:
Vær oppmerksom på at når en kandidat strykes vil kandidatene under "rykke opp" og de nærmeste vil få et poeng mere fra den stemmeseddelen ved neste opptelling.
De kommende eksemplene skal vise hvordan dette slår ut i praksis:
Ved et ordinært AU-valg skal det velges 3 kandidater, dvs. at N=3 i
algoritmen over. Anta at man har følgende 5 kandidater:
Arne, Berit, Christian, David, Eva
Eksempel 1:
Hvis du velger å rangere disse i følgende rekkefølge:
Christian, Eva, Arne, David, Berit
vil Christian få 3 poeng, Eva 2 poeng, Arne 1 poeng, og David og Berit
0 poeng.
Anta videre at opptellingen av alle stemmesedlene viser at Arne fikk
minst poeng. Da strykes Arnes navn fra din stemmeseddel, og den ser
slik ut før andre runde i opptellingen:
Christian, Eva, David, Berit
Hvilket betyr at Christian får 3 poeng, Eva 2 poeng, David 1 poeng, og
Berit 0 poeng.
Slik fortsettes det til kun 3 kandidater gjenstår.
Eksempel 2:
Hvis det kun er to av kandidatene du har noe forhold til kan du velge
å kun stemme på disse, dvs. at du kan la stemmeseddelen din se slik
ut:
Christian, Eva
Dette vil gi Christian 3 poeng, Eva 2 poeng, mens Arne, David og Berit
får 0 poeng.
Anta videre at opptellingen av alle stemmesedlene viser at Arne fikk
minst poeng. Da strykes Arnes navn fra alle stemmesedler han finnes
på. Siden du ikke stemte på ham vil stemmeseddelen din være uforandret
før andre runde i opptellingen:
Christian, Eva
Av hensyn til at ikke alle ønsker sin epost-adresse postet på Usenet bør forslaget som postes til no.usenet.admin kun angi egennavn, ikke epost-adresse eller annen kontaktinformasjon. Forslaget som sendes pr. epost til AU skal inneholde en epost-adresse som kandidaten kan kontaktes på. Forslagsstillere plikter samtidig å kontakte "sin" kandidat direkte (f.eks. pr. epost) og opplyse om nominasjonen.
Nominasjoner skal være på standard, flatt tekstformat (innholdstype text/plain i MIME-terminologi). Hele meldingen som inneholder nominasjonen skal være leselig uten bruk av spesiell programvare. Nominasjoner i meldinger som inneholder vedlegg, multipart, alternative formater som krever spesiell programvare for å kunne bli lest, eller som inneholder "rik tekst", HTML, osv. vil ikke bli godkjent. Dersom nominasjonen ikke kan godkjennes, men AU forstår at det er en nominasjon, skal AU kontakte forslagsstiller pr epost og gjøre oppmerksom på at nominasjonen ikke er godkjent.
AU foreslår tre stemmetellere, og presenterer disse i no.usenet.admin. Stemmetellerne er å betrakte som valgt hvis støtten de får er større enn eventuelle innsigelser, eller er større enn støtten til eventuelle andre kandidater.
Enhver som er stemmeberettiget ved valget kan komme med innsigelser mot stemmetellerne, og/eller presentere motkandidater til stemmetellerene.
En uke etter det opprinnelige forslaget på stemmetellere ble postet vil diskusjonen bli avsluttet, og AU poster en oppsummering som samtidig lister opp de tre stemmetellere som er oppnevnt.
Dersom det fortsatt er kandidater som ikke har besvart henvendelsen fra AU fire virkedager etter starten av akseptperioden skal AU 1) poste en liste over hvilke kandidater som ikke har svart på henvendelsen; og 2) kontakte de aktuelle forslagsstillere å opplyse om at "deres" kandidat ikke har svart på henvendelsen. Etter dette gis det ytterligere tre virkedagers frist. Dersom kandidaten etter utløpet av denne fristen ikke svarer på henvendelsen strykes nominasjoen.
Avstemningen kan foregå per epost, og/eller via et webbasert skjema.
Ved epost-basert avstemming stemmes det ved innsending av "stemmeseddel" til den epost-adresse som er oppgitt i annonseringen av valget (stemmetelleradressen).
Ved avstemming via web-basert skjema skal tydelige anvisninger for hvordan man stemmer framgå av skjemaet.
Omtrent halvveis i avstemningsperioden vil det bli postet en liste med navnene på de som har avgitt stemme så langt, slik at alle kan sjekke at de har fått registrert sin stemme. Tilsvarende kan man se om noen andre har sendt inn stemme i ditt navn uten ditt samtykke. Når valget avsluttes vil det på nytt bli postet en slik liste, samt en liste over avsendere av underkjente stemmer. Viser det seg at det er feil i listen, f.eks. at en stemme feilaktig er underkjent, vil stemmetellerene rette opp i dette på initiativ fra stemmegiveren, og evt. revidere resultatet dersom det viser seg nødvendig.
Klager over feil må være sendt stemmetellerene innen en uke etter at listen over godkjente og underkjente stemmer er offentliggjort.